Delegação. Para algumas pessoas é fácil, mas para outras pode ser muito difícil. “Se quer que algo seja bem feito, faça-o você mesmo!” afirmam elas. Quando está habituado a trabalhar sozinho, pode ser um desafio entregar projetos valiosos a outras pessoas. No entanto, muitas vezes há mais trabalho a ser feito do que uma pessoa poderia realizar. Assim, aqui estão quatro passos que considero úteis para aprender a delegar parte da carga de trabalho a outras pessoas.
O primeiro passo é: Reconheça e admita que precisa de ajuda. Encontramos um bom exemplo disso no Antigo Testamento da Bíblia. Depois de Moisés ter passado um longo dia a julgar casos legais que lhe foram apresentados, o seu sogro, Jetro, advertiu: “O que estão a fazer não é bom. Tu e estas pessoas que vêm ter contigo apenas se desgastarão. O trabalho é demasiado pesado para ti; não o podes realizar sozinho” (Êxodo 18:17).
Moisés nunca tinha considerado a delegação antes, mas rapidamente reconheceu o seu valor. Se tem passado dias muito longos no trabalho ultimamente, pergunte-se:“Há trabalho que deva delegar?”
A segunda etapa é: Ensine aos membros da sua equipa os seus princípios orientadores e expectativas. Bill era um Presidente de um Banco conhecido pela sua carteira de empréstimos limpa. Orgulhava-se de ter poucos empréstimos vencidos. Se o pagamento de um empréstimo se atrasasse um dia, Bill esperava que os seus credores ligassem ao mutuário – nesse dia! Os seus elevados padrões estabeleceram uma expectativa diferente de tudo o que eu já tinha conhecido.
Em Êxodo 18:20, Jetro orientou Moisés: “Ensina-lhes os decretos e as instruções (de Deus) e mostra-lhes como devem viver e como se devem comportar”. Ao formar a sua equipa para compreender os seus valores e expectativas, surgirão menos problemas que terá de resolver.
O terceiro passo é: Escolher pessoas capazes, honestas e de confiança. Quando era um jovem comercial, o meu chefe e eu contratámos um novo assistente executivo. Na sua primeira semana, atribuí à Brenda um projeto que poderia demorar uma semana inteira. Num dia, Brenda terminou o trabalho de uma semana e concluiu-o na perfeição. O nosso novo assistente provou ser honesto, profissional e fiável. O meu nível de confiança na Brenda aumentou e descobri o poder da delegação. Ela aliviou significativamente a minha carga.
Como Jetro disse a Moisés: “Mas seleciona homens capazes de todo o povo – homens que temam a Deus, homens de confiança que odeiam o ganho desonesto” (Êxodo 18:21). Contratar as pessoas certas é fundamental para uma delegação bem-sucedida.
O quarto passo é: Estabelecer uma estrutura organizacional eficaz e começar a delegar. Bill era o Presidente de cinco ramos. Dividiu as operações do Banco entre retalho e comercial. Liderei a parte comercial. Todas as segundas-feiras, o Bill atribuía-me uma pilha de ficheiros e exigia que eu definisse uma data para a sua conclusão. Se não estivessem concluídos, o Bill ligaria. O Banco prosperou – e ele gostava mais de golfe.
Completando as suas recomendações, Jetro disse a Moisés: “Nomeia (homens capazes) como oficiais sobre milhares, centenas, cinquenta e dez. Faze-os servir como juízes para o povo em todos os momentos, mas pede-lhes que tragam todos os casos difíceis até ti” (Êxodo 18:25).
À medida que a sua empresa cresce, precisará de uma estrutura de responsabilidade e vontade de delegar o trabalho. Ao distribuir as responsabilidades de forma equitativa, ninguém se sentirá sobrecarregado – e ainda poderá ter a palavra final quando surgirem circunstâncias complexas ou difíceis.
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